همه کسب‌وکارها هر روز با مشکلات و مسائل متعدد و متنوعی روبه‌رو می‌شوند. برخی از این مشکلات واضح هستند و راه‌حل آن‌ها به‌راحتی پیدا می‌شود؛ برخی دیگر بسیار پیچیده‌تر هستند و به بینش وسیع‌تری درمورد علت اصلی مشکل نیاز دارند. برای مسائلی ازاین‌دست، پرسیدن سؤالات درست و جمع‌آوری اطلاعات صحیح و بررسی آن‌ها از تمام جهات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در هر موقعیت و زمینه‌ای، شما باید اهداف و محدودیت‌ها را درک و ارزیابی کنید. شیوه تصمیم گیری در مدیریت پروژه و تجزیه‌وتحلیل دقیق موقعیت این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا به بهترین راه‌حل را برای مشکلات اتخاذ کنید. کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه ابزار قدرتمندی است که در حل مسئله، تصمیم‌گیری و تحقیق مورداستفاده قرار می‌گیرد.
این تکنیک ساده و درعین‌حال مؤثر با پرداختن به شش سؤال اساسی (چه کسی «Who»، چه چیزی «WHAT»، چه زمانی «When»، کجا «Where» و چگونه «How») یک رویکرد سیستماتیک و جامع را ارائه می‌دهد. در این مقاله از سری مقالات وب‌سایت ناصرحجتی با ما همراه باشید تا به بررسی مزایای تکنیک 5W1H بپردازیم.
کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه؛ منظور از متد 5W1H چیست؟
پیش از اینکه کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه را بررسی کنیم، بهتر است تعریفی از این تکنیک به شما ارائه دهیم. متد 5W1H که با نام متد پرسش نیز شناخته می‌شود، مخفف ۶ سؤال (چه کسی «Who»، چه چیزی «WHAT»، چه زمانی «When»، کجا «Where» و چگونه «How»( است. این متد یک روش پرسشگری و حل مسئله است که هدف آن مشاهده ایده‌ها و مسائل از دیدگاه‌های مختلف است. شیوه تصمیم‌گیری در مدیریت پروژه با روش 5W1H به شما کمک می‌کند تا یک مشکل را بهتر درک کنید و علت اصلی آن را پیدا کنید. متد 5W1H به‌افتخار رودیارد کیپلینگ، نویسنده و شاعر انگلیسی که اولین‌بار این روش را ابداع کرد، به روش کیپلینگ نیز معروف است. این مفهوم اکنون به‌عنوان یک روش ساده و کارآمد برای کشف و درک هر موقعیتی به طور گسترده مورداستفاده قرار می‌گیرد.
امروزه 5W1H یک ابزار تجاری مفید برای کمک به مدیران در تصمیم‌گیری بهتر است. کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه اغلب در جلسات طوفان فکری برای ایجاد ایده‌های جدید یا یافتن راه‌حل برای مشکلات به کار گرفته می‌شود. 5W1H همچنین می‌تواند در مدیریت پروژه مورداستفاده قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که همه عوامل قبل از اقدام در نظر گرفته شده‌اند. کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه نشان‌دهنده سؤالاتی است که هدف آن‌ها بررسی جنبه خاصی از موقعیت یا مشکل است. هنگامی که این سؤالات باهم استفاده می‌شوند، تصویر کاملی از وضعیت ارائه می‌دهند و به درک بهتر موضوع کمک می‌کنند. درک این ۶ سؤال برای اجرای مؤثر و برخورداری از مزایای تکنیک 5W1H ضروری است.
مثال تکنیک 5W1H
برای اینکه بتوانید کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه را بهتر درک کنید، این روش را در یک مثال عملی برای شما توضیح می‌دهیم. ما یک سناریوی تجاری رایج را پیشنهاد می‌کنیم و از شیوه تصمیم‌گیری در مدیریت پروژه با تکنیک 5W1H استفاده می‌کنیم. این مثال به شما کمک می‌کند تا بتوانید از مزایای کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه بهره‌مند شوید.
- موضوع: تولید یک محصول جدید
- چه چیزی (What): شرکت قصد دارد یک محصول جدید بطری آب سازگار با محیط‌زیست را با هدف سلامت مصرف‌کنندگان و نگهداری از محیط‌زیست عرضه کند.
- چه کسی (Who): تیم‌های توسعه محصول، بازاریابی و فروش در درجه اول مسئول تولید این محصول جدید هستند. مخاطبان هدف شامل مصرف‌کنندگان آگاه و دوستدار محیط‌زیست، علاقه‌مندان به تناسب‌اندام و مشتریانی هستند که به طور منظم از بطری‌های آب استفاده می‌کنند.
- کجا (Where): این محصول ابتدا در فروشگاه اینترنتی و سپس در فروشگاه‌های خرده‌فروشی به‌صورت فیزیکی عرضه خواهد شد. تمرکز اولیه بر روی بازار محلی، با برنامه‌هایی برای گسترش جهانی خواهد بود.
- چه زمانی (When): تاریخ تولید برنامه‌ریزی شده شش ماه دیگر است که زمان کافی برای توسعه محصول، آزمایش و توسعه کمپین بازاریابی را در اختیار شرکت قرار می‌دهد.
- چرا (Why): هدف از تولید این محصول رسیدگی به تقاضای فزاینده مصرف‌کنندگان برای محصولات سازگار با محیط‌زیست و سرمایه‌گذاری بر شهرت برند شرکت برای کالاهای باکیفیت و پایدار است.
- چگونه (How): تیم توسعه محصول با آزمایش کیفیت و دوام، محصول را طراحی و ایجاد می‌کند. تیم بازاریابی یک کمپین تبلیغاتی با تمرکز با ویژگی‌های سازگار با محیط‌زیست و مزایای سلامتی محصول ایجاد می‌کند. تیم فروش از پلتفرم‌های فروشگاه آنلاین برای فروش محصول استفاده می‌کند.
مزایای تکنیک 5W1H
روش 5W1H در حل مسئله، تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی بسیار ارزشمند است. کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه باعث بررسی کامل یک موقعیت، پرورش درک جامع و راه‌حل‌های مؤثر می‌شود. از جمله برخی از مزایای تکنیک 5W1H در تلاش‌های استراتژیک به شرح زیر است:
- وضوح بیشتر: کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه تضمین می‌کند که هر جنبه از وضعیت موجود به طور کامل مورد بررسی قرار می‌گیرد و وضوح موضوع را افزایش می‌دهد. این رویکرد جامع ابهامات را از بین می‌برد و باعث ایجاد ارتباط شفاف بین اعضای تیم می‌شود. بدین ترتیب، همه از وضعیت موجود آگاه می‌شوند و می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌ای را بر اساس درک کامل شرایط اتخاذ کنند.
- درک جامع: شیوه تصمیم‌گیری در مدیریت پروژه بر اساس 5W1H با پرداختن به سؤالات مذکور، درک جامعی از موقعیت را تضمین می‌کند. کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه امکان ارزیابی دقیق‌تر و فرمولاسیون راه‌حل مؤثرتری را فراهم می‌کند. با تجزیه‌وتحلیل همه جوانب، هیچ‌چیز به شانس واگذار نمی‌شود و منجر به ارائه راه‌حل‌های قوی‌تر می‌شود.
- تصمیم‌گیری آگاهانه: بینش به‌دست‌آمده از راهنمای تجزیه‌وتحلیل 5W1H تصمیم‌گیری را آگاهانه می‌کند. این بینش‌ها تصویر واضحی از پیامد تصمیمات مختلف ارائه می‌دهند و امکان انتخاب‌های استراتژیک بیشتری را فراهم می‌سازند. درعین‌حال، این روش تضمین می‌کند که تمام تصمیمات با اطلاعات قابل‌اعتماد و دقیق هدایت می‌شوند.
- برنامه‌ریزی کارآمد: روش 5W1H را می‌توان برای برنامه‌ریزی مؤثر پروژه‌ها یا فرایندها مورداستفاده قرار داد. هر یک از سؤالات تکنیک 5W1H باعث بررسی عناصر اساسی می‌شود که منجر به طرح یک برنامه جامع و دقیق می‌شود. این بدان معناست که همه بخش‌ها تحت‌نظر هستند و موانع احتمالی از قبل شناسایی می‌شوند.
- حل مسئله: کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه به‌عنوان یک ابزار حل مسئله ساختاریافته عمل می‌کند. با پرداخت سیستماتیک به هر سؤال، شما از طریق شناسایی موضوع، درنظرگرفتن پیامدهای آن و رسیدن به راه‌حل هدایت می‌شوید. با تمام اطلاعات موجود، حل مسئله به‌صورت کارآمد و مؤثر انجام می‌شود.
نمونه کاربرد 5W1H در مدیریت پروژه
تکنیک 5W1H یک روش محبوب، ساده و آسان است. این روش ممکن است در شرایط مختلف مورداستفاده قرار گیرد. در ادامه به یک نمونه از کاربردهای این روش اشاره می‌کنیم.
کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه؛ برای تعریف پروژه خود
تکنیک 5W1H قبل از شروع یک پروژه، به سازماندهی و مهم‌تر از همه، آگاهی از تمام جزئیات پروژه کمک می‌کند. این روش پرسشگری ابزار مفیدی برای تعریف تمام جنبه‌های یک پروژه قبل از شروع است.
- چه چیزی (What): پروژه چیست؟ اهداف این پروژه چیست؟
- چه کسی (Who): مشتری کیست؟ کاربران چه کسانی هستند؟ اعضای تیم چه کسانی هستند؟
- کجا (Where): پروژه در کجا انجام خواهد شد؟
- چه زمانی (When): تاریخ ارسال چه زمانی است؟ پروژه چه زمانی آغاز می‌شود و چقدر طول می‌کشد؟
- چگونه (How): کدام ابزار مالی، منابع انسانی و فنی برای ایجاد پروژه در نظر گرفته شده است؟
- چه اندازه (How many): چه بودجه‌ای در اختیار دارید؟
- چرا (Why): چرا این پروژه آغاز می‌شود؟ دلایل و هدف از انجام این پروژه چیست؟
کاربرد تکنیک 5W1H
متد 5W1H کاربردهای زیادی دارد که بسیار متفاوت از یکدیگر هستند. به دلیل سادگی و تطبیق‌پذیری تکنیک 5W1H ، از آن برای انواع ساختارها، مسائل و مشکلات استفاده می‌شود و می‌توان از این روش در تمام سطوح کسب‌وکار بهره‌مند شد. از جمله کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- در سطح استراتژی به‌منظور طراحی یا بهبود نفوذ در بازار
- در سطح مدیریت برای بهبود سازمان و فرایندها در طول جلسات طوفان فکری
- در سطح کیفیت به‌عنوان یک ابزار پشتیبانی
- در سطح نوآوری برای تقویت ظهور راه‌حل‌ها و ایده‌ها در جهت پیشرفت
- در سطح مدیریت پروژه و…
جمع‌بندی
تکنیک 5W1H یک روش برجسته برای درک بهتر و ترسیم یک موقعیت است؛ مشروط بر اینکه به‌درستی کنترل و عاقلانه از آن استفاده شود. این تکنیک راه‌حل‌های مؤثری برای مشکلات پیش‌رو ارائه می‌دهد و به ایجاد پویایی مستمر در کسب‌وکار کمک می‌کند. کاربرد متد 5W1H در مدیریت پروژه آگاهی بهتر از تمام ابعاد یک مسئله، پیشنهاد اقدامات مناسب و تصمیم‌گیری مؤثر را افزایش می‌دهد. مزایای تکنیک 5W1H این امکان را برای مدیران فراهم می‌کند تا افکار خود و سایر افکار گروه را ساختار ببخشد و سؤالات ضروری را برای رمزگشایی موقعیت موجود مطرح کند.
5W1H برای مدیریت پروژه یک ابزار غیرقابل‌جایگزین است که ممکن است در زمینه‌های مختلف از جمله ایجاد یک برنامه ارتباطی، تعریف پروژه و مدیریت بحران مورداستفاده قرار بگیرد. در این مقاله کوشیدیم اطلاعات جامعی را درمورد شیوه تصمیم گیری در مدیریت پروژه با استفاده از 5W1H به شما عزیزان ارائه دهیم. اگر قصد راه‌اندازی کسب‌وکار جدید و یا توسعه بیزینس قبلی خود را دارید اما نمی‌دانید از کجا شروع کنید، تنها کافی است با ما در تماس باشید. علی ناصر حجتی با سال‌ها تجربه در زمینه مشاوره کسب‌وکار در زمینه برندینگ تا شکوفایی کسب‌وکارتان در کنار شما خواهد بود.
