وجود انواع سطوح مدیریتی در سازمان و شرکتهای بزرگ ضروری است. این سازمانها متشکل از تیمها، شعب و کارکنان زیادی هستند که برای اداره آنها به بیش از یک مدیر نیاز است. منظور از سطوح مدیریت در سازمان تقسیمبندی مدیران برمبنای توانایی، مسئولیتها و اختیارات آنها است. نحوه سازماندهی سطوح مدیریتی استفاده از نمودار درختی است که تمامی کارکنان بهصورت غیرمستقیم به رأس هرم یعنی مدیرعامل متصل میشوند. در ادامه مجموعه مقالات وبسایت دکتر علی ناصرحجتی انواع سطوح مدیریتی در سازمان را بررسی میکنیم.
انواع سطوح مدیریتی در سازمان؛ آشنایی با اصطلاح سطوح مدیریتی
منظور از سطوح مدیریتی ترتیب پستهای مدیریتی در سازمانها و شرکتهای بزرگ است که بر اساس اختیارات و مسئولیتهای مدیران به آنها محول میشود. ردهبندی انواع سطوح مدیریتی در سازمان به ترتیب از بالاترین سطح تا پایینترین انجام میشود. اصطلاح سطوح مدیریتی مرز بین پستهای مدیریتی مختلف در یک مجموعه یا سازمان واحد است. سطوح مدیریتی مختلف در شرکتها و سازمانها تعیینکننده مسئولیتها و وظایف مختلف مدیران است و بر ابعاد مختلف مانند رضایت، موفقیت و رشد کارکنان مجموعه و موفقیت نهایی سازمان متمرکز میشود.
دلایل اهمیت تفکیک سطوح مدیریتی در سازمان
در سازمانها و شرکتهای بزرگ یک مدیر بهتنهایی نمیتواند تمامی مسئولیتهای همه بخشها را انجام دهد و باید وظایف مدیریتی بخشهای مختلف تفکیک شوند. تعیین انواع سطوح مدیریتی در سازمان باهدف تقسیم وظایف بین بخشها و تخصصهای مختلف است. هدف از این کار، افزایش بازدهی کلی مجموعه و دستیابی سازمان به هدف نهایی خود یعنی موفقیت در بازار هدف است. مهمترین مزایای تفکیک انواع سطوح مدیریتی عبارتاند از:
- شفافسازی سلسلهمراتب سازمانی
- تحقق کارآمد اهداف سازمان
- حفظ نظم و همکاری بین کارکنان در سازمان
- افزایش کارایی و اثربخشی افراد و واحدهای درونسازمانی
- شفافسازی مسئولیت و نقشهای اعضا و کارکنان سازمان
- کاهش سردرگمی مدیران بخشهای مختلف و افزایش بهرهوری آنان
انواع سطوح مدیریتی در سازمان
تعیین سطوح مدیریت در سازمان مربوط به ساختارهای سلسلهمراتبی است که با استفاده از آن میتوان یک زنجیره مدیریتی از بالابهپایین تشکیل داد. با استفاده از این زنجیره یا هرم مدیریتی میتوان امور سازمان را نظم داده و از این طریق فعالیتهای سازمان را رشد و توسعه داد. انواع سطوح مدیریتی در سازمان در سه سطح تقسیمبندی میشوند که عبارتاند از:
1. مدیران ارشد
در تقسیمبندی سطوح مدیریت در سازمان، بالاترین رده مربوط به مدیران ارشد و عالی سازمان است. این مدیران تعیینکننده مسیر کلی سازمان، خطمشی و چشمانداز سازمان هستند. درنهایت مسئولیت نهایی سازمان بر عهده این گروه قرار دارد. بر اساس نحوه سازماندهی سطوح مدیریتی، مدیران ارشد استراتژیها و برنامههای کوتاهمدت و بلندمدت سازمان را طراحی میکنند.
در انواع سطوح مدیریتی در سازمان، مدیران ارشد، مدیران پستهای مدیریتی پایینتر، منابع مالی و انسانی را کنترل کرده و اقدامات لازم برای حرکت روبهرشد را انجام میدهند. معمولاً تصمیمگیری درباره اهداف و تصمیمات کلان و تصمیمات مالی دو حوزه از اختیارات مدیران ارشد است. مدیران ارشد در این سطح از سطوح مدیریت در سازمان با ارزیابی وضعیت کنونی، اهداف کوتاهمدت و بلندمدت را بازبینی میکنند.
تصمیمات کلان، ارتباط با سایر سازمانها و مدیریت منابع انسانی در حوزه وظایف مدیران ارشد است و جزئیات به مدیران سطوح پایینتر محول میشود. در ردهبندی انواع سطوح مدیریتی در سازمان، مدیران ارشد وظایف بسیار مهمی بر عهده دارند که عبارتاند از:
- تعیین خطمشی، هدف و جهت کلی سازمان
- مسئول مستقیم حفظ اعتبار برند یا سازمان در بازار
- شناسایی و استخدام افراد واجد صلاحیت برای مدیریتهای میانرده
- ترسیم بهترین برنامهها و استراتژیها برای افزایش بهرهوری منابع انسانی سازمان و درنهایت دستیابی به اهداف کلی سازمان
- هدایت تمامی بخشها، واحدها و پرسنل سازمان با استفاده از سیستمهای نظارتی
- ارزیابی عملکرد تمام کارکنان و واحدهای سازمان در دورههای زمانی مشخص
چند نمونه از مدیران ارشد در انواع سطوح مدیریتی در سازمان عبارتاند از:
- مدیرکل سازمان
- مدیر ارشد عملیات
- مدیر ارشد فناوری
- مدیر ارشد مالی
- مدیر ارشد بازاریابی
2. انواع سطوح مدیریتی در سازمان؛ مدیران میان رده
در دومین سطح از انواع سطوح مدیریتی در سازمان مدیران میانرده قرار دارند. این گروه از مدیران «مدیران اجرایی» نامیده میشوند. مدیران میانرده مسئول اجرای برنامهها، استراتژی و سیاستهایی هستند که توسط مدیران ارشد مشخص شدهاند. در این سطح از سطوح مدیریت در سازمان، به مدیران میانرده مسئولیت و اختیار کافی برای اجرای برنامههای تعیینشده در واحدهای خود داده میشود.
بهعبارتدیگر مدیران میانی همان مدیران واحدهای مختلف در سازمانها هستند. نظارت بر عملکرد کارکنان واحدها و هماهنگکردن آنها با انتظارات مدیران ارشد از وظایف مدیران میانرده است. به همین دلیل همانند سایر انواع سطوح مدیریتی در سازمان، مهارت و تواناییهای این دسته از مدیران نیز باید متناسب با وظایف محول شده به آنان باشد. داشتن مهارتهای نرم مهمترین مهارتهای مدیران میانی است که این مهارتها همان مهارتهای بینفردی، انسانی و ارتباطی است. در انواع سطوح مدیریتی در سازمان داشتن این مهارتها برای تمام مدیران ضروری است؛ ولی به دلیل تعامل بیشتر مدیران میانرده با کارکنان، این مورد اهمیت زیادی برای آنها دارد.
مهارتهایی مانند توانایی برقراری ارتباط مؤثر، توانایی گوشدادن مؤثر و انعطافپذیری برای مدیران میانرده اهمیت بالایی دارد. مهارت در مدیریت عملکرد واحد، همدلی با کارکنان، تفکر سیستمی، مهارت لازم برای جذب نیروهای انسانی شایسته و خودآگاهی از دیگر مهارتهای لازم برای مدیران میانرده است. برخی از مهمترین وظایف مدیران میانی عبارتاند از:
- تهیه گزارش از عملکرد کارکنان
- نظارت بر عملکرد مدیران عملیاتی
- نظارت بر کیفیت نهایی کار مدیران عملیاتی
- نقش میانجی بین مدیران ارشد و مدیران عملیاتی
- اطمینان از انجام درست عملکرد روزانه سازمان
- آموزش کارکنان جدید و تشریح فرایندهای سازمان برای آنها
- تدوین دستورالعملهای لازم برای اجرای برنامههای کلان سازمان
چند نمونه از مدیران میانی سازمان عبارتاند از:
- مدیر پروژه
- مدیر واحد یا بخش
- مدیر محصول
- مدیریت فروش
- مدیر تدارکات
- مدیر منطقهای
3. مدیران عملیاتی
سومین سطح از انواع سطوح مدیریتی در سازمان، مدیران عملیاتی هستند. در هرم نحوه سازماندهی سطوح مدیریتی این گروه در قسمت پایین نمودار قرار میگیرند. مدیران عملیاتی مستقیماً مسئولیت اجرای برنامهها را بر عهده دارند. این گروه از مدیران عضوی از تیم اجرایی هستند، به طور مستقیم با کارکنان سازمان در ارتباط بوده و بر فعالیت سایر اعضای تیم نظارت میکنند. این مدیران نقش میانجی بین کارکنان پایه سازمان و مدیران میانرده هستند. در تقسیمبندی وظایف سطوح مدیریت در سازمان مدیران ارشد اهداف و استراتژیهای کلی سازمان را ترسیم میکنند، مدیران میانی اهداف را به برنامههای شفاف تبدیل میکنند و مدیران عملیاتی مسئول اجرای این برنامهها هستند.
عملکرد بهینه مدیران عملیاتی ضامن دستیابی سازمان به اهداف کوتاهمدت است. وظایفی همچون کنترل و هدایت کارکنان عملیاتی و تقویت نیروی کار سازمان برای انجام بهینه وظایف روزانه از جمله مسئولیتهای مدیران عملیاتی است. در انواع سطوح مدیریتی در سازمان، مدیران عملیاتی با داشتن تجهیزات و ابزارهای لازم در جهت اجرای موفق فرایندهای تولیدی در سازمان تلاش میکنند. مهمترین مسئولیتهای مدیران عملیاتی سازمانها عبارتاند از:
- ارائه آموزشهای لازم به کارکنان
- نظارت بر کیفیت نهایی محصولات تولیدشده یا خدمات
- ارزیابی و نظارت بر فعالیتهای افراد تحت مدیریت خود
- کمک به تدوین برنامههای عملیاتی برای دستیابی به اهداف سازمان
- ایجاد هماهنگی بین کارکنان و برنامههای عملیاتی سازمان
- نقش میانجی بین مدیران سطوح بالا و کارکنان و انتقال نظرات و مشکلات کارکنان
- تنظیم فعالیتهای عملیاتی، اهداف روزانه و ماهانه برای دستیابی به اهداف نهایی سازمان
برخی از نمونههای مدیران عملیاتی عبارتاند از:
- ناظر
- مدیر بخش
- سرپرست بخش
- رئیس بخش فروش
- سرکارگر
- مدیر حسابداری بخش
در انواع سطوح مدیریتی در سازمان یکی از مهمترین وجوه تمایز مدیران عملیاتی با سایر مدیران، مهارت فنی مدیران عملیاتی است. این مدیران در مقایسه با مدیران سایر سطوح عملگراتر هستند. این مهارتها لازمه نظارت دقیق بر کیفیت افراد زیردست آنها است.
مهارت های لازم برای مدیران
هنگام تعیین سطوح مدیریت در سازمان، مدیران بر اساس مهارتهای لازم برای تصدی در هر بخش مدیریتی تعیین میشوند. در هرکدام از این سطوح برخی مهارتها اهمیت بیشتری دارند و بر اساس سطح مدیریتی، مهارتها کارایی متفاوتی دارند. درحقیقت میزان مهارتها تعیینکننده نحوه سازماندهی سطوح مدیریتی است و مهارتهای لازم برای مدیران به سطح آنها بستگی دارد. بهطورکلی در انواع سطوح مدیریتی در سازمان میتوان مهارتها را به سه دسته تقسیمبندی کرد که عبارتاند از:
1. انواع سطوح مدیریتی در سازمان؛ مهارت های فنی
این دسته از مهارتها در ارتباط با تواناییهایی است که ماهیت تخصصی و فنی دارند. مدیران با استفاده از مهارتهای فنی فعالیتهای تخصصی سازمان خود را مدیریت میکنند. مواردی مانند کار با ماشینآلات و ابزارها، مدیریت و حفظ تجهیزات، کار با نرمافزارهای خاص و حتی مهارتهای بازاریابی و فروش از این دسته هستند.
مهارتهای فنی بیشتر در حوزه مدیران عملیاتی است که با استفاده از این مهارتها بر اجرای درست عملیاتهای مختلف نظارت میکنند. لازم به ذکر است که در انواع سطوح مدیریت در سازمان، مدیران ارشد و میانی هم باید سطحی از مهارت فنی را داشته باشند تا بهتر بتوانند درباره استراتژیهای سازمان و فرایندهای اجرایی آن تصمیمگیری کنند.
2. مهارت های انسانی
گروه دیگر مهارتهای مدیران برای انواع سطوح مدیریتی در سازمان مربوط به مهارتهای انسانی است. این نوع مهارتها همانطور که قبلاً گفته شد مهارتهای نرم نامیده میشوند در رابطه با توانایی مدیران سطوح مختلف برای کار و تعامل با افراد و کارکنان است. با استفاده از این مهارت میتوان نیازها و توانمندیهای کارکنان را درک کرده و در جهت بهبود عملکرد سازمان اقدام کرد. در بحث سطوح مدیریت در سازمان گفتیم که مدیران میانی باید در این مهارت توانایی بالایی داشته باشند؛ زیرا این گروه از مدیران تعامل بیشتری با کارکنان دارند.
همچنین مدیران میانی بهعنوان واسطه بین سطوح مدیریتی ارشد و عملیاتی عمل میکنند. البته مدیران عملیاتی و ارشد نیز باید به میزانی از این مهارت تسلط داشته باشند تا بتوانند با همکاران و کارکنان تحت مدیریت خود تعامل سازنده برقرار کنند.
3. مهارت های ادراکی
یکی دیگر از مهارتهای موردنیاز برای انواع سطوح مدیریتی در سازمان، مهارتهای ذهنی یا ادراکی است. این مهارت در نحوه سازماندهی سطوح مدیریتی و بهویژه برای مدیران ارشد اهمیت زیادی دارد. مدیران با استفاده از این توانایی بین واحدها و فعالیتهای مختلف در سازمان خود هماهنگی ایجاد میکنند.
مدیران تمام سطوح و بهویژه مدیران ارشد با داشتن این مهارت با ارزیابی روابط اجزای یک سازمان با یکدیگر و با دنیای خارج از سازمان، تغییرات لازم را برای رسیدن به اهداف سازمان مشخص میکنند. مهارت ادراکی یکی از مهمترین مهارتهای موردنیاز برای مدیران ارشد است؛ ولی این بدان معنی نیست که سایر سطوح مدیریتی از آن بیبهره باشند. معمولاً در سازمانها و شرکتها ممکن است شرایطی پیش آید که مدیران سطوح دیگر نیز مجبور به اعمال تغییرات یا تصمیمگیری جدید باشند. به همین دلیل داشتن مهارتهای ادراکی برای تحلیل وضعیت برای تمامی انواع سطوح مدیریتی در سازمان الزامی است.
نحوه سازماندهی سطوح مدیریتی
برای نحوه سازماندهی سطوح مدیریتی میتوان از نمودار درختی یا هرمی استفاده کرد. در این نمودار انواع سطوح مدیریتی در سازمان به ترتیب مدیران ارشد در بالای هرم، مدیران میانی در قیمت میانی هرم و مدیران عملیاتی در قسمت پایینتر از مدیران میانی قرار میگیرند.
همچنین در این نمودار تمامی کارکنان بهصورت غیرمستقیم توسط مدیران سطح خود اعم از مدیران میانی یا عملیاتی به مدیر ارشد متصل هستند. در این نمودار هرکدام از سطوح مدیریت در سازمان، مدیران هر بخش زیرمجموعهای از کارکنان را تحت مدیریت خود داشته و آنها را هدایت میکنند. در ادامه انواع سازماندهی سطوح مدیریتی را بررسی میکنیم:
1. سازماندهی بر اساس وظایف
یکی از روشهای سازماندهی برای انواع سطوح مدیریتی در سازمان بر اساس وظایف است. در این روش فعالیتها و وظایف مشابه یا مشترک سازمان در یک واحد مدیریتی مشترک دستهبندی میشوند. همچنین بخشهای مختلف مانند منابع انسانی، مالی و بخش بازاریابی بر اساس تفکیک وظایف مشخص شده و هرکدام تحت نظارت یک مدیر قرار میگیرند.
2. انواع سطوح مدیریتی در سازمان؛ سازماندهی به صورت سلسله مراتبی
همانطور که از نام آن مشخص است در این روش سطوح مدیریت در سازمان بهصورت سلسلهمراتب و بر اساس اهمیت و نقش از بالابهپایین قرار میگیرند. روش نحوه سازماندهی سطوح مدیریتی همان روش نمودار درختی یا هرم است و وظایف مدیران بر اساس جایگاه مدیر مشخص میشود.
وظایف مشترک مدیران در سطوح مختلف
در بخشهای قبلی انواع سطوح مدیریتی در سازمان و وظایف هرکدام از مدیران بخشهای مختلف تشریح شد؛ اما باید توجه داشت که مدیران در سطوح مدیریت در سازمان وظایفی نیز دارند که بین آنها مشترک است. این وظایف عبارتاند از:
- برنامهریزی برای اجرای امور سازمان
- سازماندهی افراد و کارکنان تحت مدیریت
- کنترل و نظارت بر امور در حال اجرا در سازمان
- هدایت تیم و رهبری برای جلوگیری از انحراف از هدف اصلی سازمان
جمعبندی
دلیل اصلی موفقیت سازمانها، شرکتها و کسبوکارها در عرصه رقابت و دستیابی به اهداف، مدیریت صحیح و کارآمد است. در شرکتها و سازمانهای بزرگ که از بخشهای مختلف تشکیل شده و تعداد زیادی از کارکنان در آن مشغول هستند یک نفر نمیتواند بهعنوان مدیر، تمام سازمان را کنترل کند.
به همین دلیل لازم است انواع سطوح مدیریتی در سازمان مشخص شده و هر کدام از آنها بخشی از سازمان را مدیریت کنند. سطوح مدیریت در سازمان در سه بخش مدیران ارشد، مدیران میانی و مدیران عملیاتی دستهبندی میشوند که علاوه بر وظایف مشترک، هرکدام وظایف و مهارتهای خاصی دارند. در نحوه سازماندهی سطوح مدیریتی معمولاً از روش سلسلهمراتبی استفاده میشود که مدیران بر اساس توانایی و مهارت خود در سه سطح از بالابهپایین قرار میگیرند.
دکتر علی ناصرحجتی از نمونههای موفق مدیران سازمانی و متخصص در امور مارکتینگ، دیجیتال مارکتینگ، آموزشهای سازمانی و عارضهیابی سازمانی است. دکتر ناصرحجتی با تسلط کامل بر تمامی موضوعات مدیریتی در حوزه کسبوکار یکی از استراتژیستهای موفق در این حوزه است که توانایی بالایی برای تدوین خطمشیهای موفق سازمانی دارند. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره به صفحه تماس با من مراجعه کنید.
