طرح تداوم کسب و کار (BCP) چیست و چگونه کار می کند؟

هر سازمان یا کسب‌وکار قبل از آغاز فعالیت خود باید یک برنامه‌ریزی منسجم ایجاد کند که طرح تداوم کسب و کار نام دارد. در چنین طرحی عملکرد یک سیستم در بازه زمانی کوتاه‌مدت یا طی فعالیت چندساله بررسی می‌شود. پیش‌بینی تمامی مشکلات برنامه‌ریزی نشده و ارائه راه‌حل‌های مناسب برای رفع آن‌ها از مزایای استفاده از BCP است.

در طول مسیر هر کسب‌وکار ممکن است اتفاقات و مشکلات پیش‌بینی نشده پیش‌آمده و موجب تغییر در هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی کسب‌وکار شود. جلوگیری از بروز این فجایع اهمیت طرح BCP را نشان می‌دهد. در این مقاله از وب‌سایت مدیریت کسب‌وکار دکتر علی ناصرحجتی طرح تداوم کسب و کار را معرفی و ابعاد آن را بررسی می‌کنیم.

طرح تداوم کسب و کار چیست؟

یکی از موارد بسیار مهم در راه‌اندازی هر کسب‌وکار تهیه برنامه طرح تداوم کسب و کار است. این طرح سندی است که شرکت را برای مواقع ضروری و غیرمنتظره آماده می‌کند. معمولاً طرح BCP می‌تواند شامل تکنیک‌ها و نکات مربوط به پیشگیری و بهبود به‌منظور محافظت از سازمان در برابر تهدیدها باشد.

علاوه بر این، این طرح می‌تواند در زمان وقوع حوادث و فجایع کسب‌وکار راهنمای کارمندان و اعضای سازمان باشد. این موارد همگی نشان‌دهنده اهمیت طرح BCP هستند. به‌منظور طراحی برنامه تداوم کسب و کار برای سازمان یا کسب‌وکار باید ابتدا موارد اضطراری احتمالی و تهدیدهایی را که احتمال روبروشدن با آن‌ها وجود دارد شناسایی شوند.

هدف از این کار این است که بدانیم کدام رویدادها بر فعالیت سازمان یا کسب‌وکار شما اثر می‌گذارند. این طرح تضمین می‌کند که در زمان وقوع حوادث از پرسنل و دارایی‌های سازمان محافظت شده و می‌توان به‌سرعت وارد عمل شد. این خطرات و فجایع می‌تواند شامل بلایای طبیعی، سیل، آتش‌سوزی، حملات سایبری و حتی چالش‌های جدید بازاریابی باشد. بعد از شناسایی خطرات باید طرح تداوم کسب و کار موارد زیر را در برگیرد:

• شناسایی اینکه خطرات چگونه بر عملکرد تأثیر می‌گذارند.
• اجرای اقدامات امنیتی برای کاهش خطرات
• آزمایش روندها برای اطمینان از عملکرد بهینه آن‌ها
• مرور فرایند برای اطمینان از بروز بودن آن

مزایای استفاده از BCP آن را به بخش مهمی از کسب‌وکار تبدیل می‌کند؛ زیرا تهدیدها و فجایع به معنای ازدست‌رفتن درآمد، تحمیل هزینه‌های بیشتر و درنتیجه کاهش سودآوری است.

مزایای استفاده از BCP

تمامی کسب‌وکارها در معرض درجات مختلفی از چالش‌ها، فجایع، بلایا و اتفاقات پیش‌بینی نشده هستند. طرح تداوم کسب‌ و کار گام‌های عملیاتی را برای موارد اضطراری فراهم می‌کند و سازمان‌ها اطمینان می‌یابند که تمام اعضای سازمان در چنین شرایطی می‌توانند عملکرد مناسبی داشته باشند. مهم‌ترین مزایای استفاده از BCP عبارت‌اند از:

1. مدیریت بحران

تمامی کسب‌وکارها در برهه‌های مختلف با مشکلات و رویدادهای پیش‌بینی نشده روبه‌رو می‌شوند و داشتن طرح BCP به آن‌ها کمک می‌کند که در زمان‌های اضطراری تصمیمات درست اتخاذ کنند. بروز یک حادثه بر قدرت تصمیم‌گیری تمام پرسنل تأثیر می‌گذارد و تصمیم‌گیری غلط از طرف رئیس یا رؤسای سازمان می‌تواند منجر به نابودی کسب‌وکار شود. با کمک طرح تداوم کسب و کار می‌توان مدیریت بحران را به بهترین صورت اجرا کرد. دلیل این کار این است که تمامی اتفاقاتی که در آینده برای کسب‌وکار رخ می‌دهند از قبل پیش‌بینی شده، راه‌حل و زیرساخت‌های لازم برای مقابله با آن‌ها نیز پدیدآمده است.

2. تعیین اولویت های کسب و کار با طرح تداوم کسب‌ و کار

از دیگر مزایای استفاده از BCP تعیین اولویت‌ها است که عملکرد آینده کسب‌وکار را مشخص می‌کند. این کار نیازمند پیش‌بینی دقیق رویدادها، مشکلات و چالش‌هایی است که ممکن است در آینده با آن‌ها روبه‌رو شد. با مشخص‌شدن اولویت‌ها تیم عملیاتی می‌داند که برای جلوگیری از بروز حوادث باید ابتدا کدام فعالیت‌ها انجام شوند. به همین دلیل با داشتن طرح تداوم کسب و کار می‌توان نسبت به گذشته برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشت و از وقوع حوادث احتمالی نیز پیشگیری کرد.

3. انعطاف پذیری کسب و کار

از دیگر مزایا و موارد اهمیت طرح BCP انعطاف‌پذیری کسب‌وکار است. این مزیت را با یک مثال روشن‌تر می‌کنیم. وسایلی که انعطاف‌پذیری خوبی دارند در مقابل فشار دچار شکستگی نمی‌شوند و بعد از پایان فشار به حالت اولیه خود بازمی‌گردند. این در حالی است که وسایل سخت و فاقد انعطاف در اثر واردآمدن فشار می‌شکنند.

طرح تداوم کسب و کار نیز همین حالت را دارد و به شما کمک می‌کند تا در مسیر خود قدرت کسب‌وکار خود را حفظ کرده و در برابر ضربات، حوادث و مشکلات انعطاف‌پذیر باشید. درنتیجه در چنین شرایطی با تفکر و برنامه‌ریزی درست می‌توان موانع و مشکلات را کنار زده و کسب‌وکار خود را از ورشکستگی حفظ کنید. در طرح BCP باید عملکردهای اصلی و مهم کسب‌وکار در چهارچوب فجایع و مشکلات احتمالی طراحی شود.

4. دوام کسب و کار و حفظ اعتبار سازمان

با ایجاد طرح تداوم کسب و کار می‌توان دوام خدمات و محصولات یک کسب‌وکار را در طول بحران‌ها و فجایع شدید نیز تضمین کرد. از دیگر مزایای استفاده از BCP این است که رفع سریع‌تر اختلالات منجر به کوتاه‌تر شدن از کارافتادگی سیستم و ضررهای کمتر کسب‌وکار می‌شود.

علاوه بر این، در این طرح پروتکل‌هایی برای حفاظت از مشتریان ترسیم می‌شود که حتی در بدترین شرایط پیش‌آمده نیز موقعیت سازمان در نظر مشتریان، شرکا و حتی رقبا خدشه‌دار نمی‌شود. این کار منجر به حفظ اعتبار سازمان و حفظ ارزش برند خواهد شد.

چگونه یک طرح تداوم کسب و کار ایجاد کنیم؟

برای ایجاد یک طرح تداوم کسب و کار چند مرحله مهم وجود دارد که باید آن‌ها را دنبال کرد. این مراحل عبارت‌اند از:

1. تجزیه و تحلیل تأثیر کسب و کار (BIA)

اولین مرحله طرح تداوم کسب و کار تجزیه‌وتحلیل تأثیر کسب‌وکار است. از طریق این تجزیه‌وتحلیل می‌توان پی برد که حوادث مختلف بر کدام بخش‌های کسب‌وکار تأثیر گذاشته و پیامدهای کلی آن بر سازمان چیست. این تحلیل باید شامل اثرات عملی و مالی باشد که در نتیجه ضرر کردن کسب‌وکار به وجود می‌آید. با کمک تجزیه‌وتحلیل می‌توان پی برد که کدام فرایندهای تجاری تأثیر بیشتری بر فعالیت‌های مالی و عملی کسب‌وکار دارند.

2. شناسایی راهبردهای بازیابی

در مرحله دوم طرح تداوم کسب و کار باید راهبردهای بازیابی را تعیین کرد که می‌توان از آن‌ها برای بازیابی مهم‌ترین فعالیت‌های کسب‌وکار استفاده کرد. با یک مثال ساده موضوع را روشن‌تر می‌کنیم. در این طرح تعیین می‌کنیم که در صورت بروز اختلال در شبکه تلفن، کامپیوتر و… چه راه‌های ارتباطی دیگری وجود دارد. کدام دسته از خدمات و محصولات اهمیت بیشتری دارند که باید زودتر بازیابی شوند و بعد از وقوع یک حادثه، در 24 ساعت اولیه به کدام موارد باید زودتر رسیدگی شود. با تعیین این موارد و یافتن پاسخ مناسب برای آن‌ها می‌توان از مزایای استفاده از BCP بهره برد.

3. مزایای طرح تداوم کسب‌ و کار؛ سازماندهی تیم و تدوین برنامه

شرکت‌های بزرگ و موفق به اهمیت طرح BCP آگاه هستند و تیمی را برای تدوین طرح تداوم کسب و کار تعیین می‌کنند. در این تیم افرادی آگاه، توانمند و مسئولیت‌پذیر حضور دارند که در مواقع بروز حادثه با مدیریت بحران آشنا هستند. این افراد با درنظرگرفتن تمام جوانب عملیات و حوادث غیرقابل‌پیش‌بینی طرح را تصویب می‌کنند.

4. آزمایش تیم BCP

در مرحله چهارم تدوین طرح تداوم کسب و کار به‌منظور اطمینان از شفافیت برنامه و توانایی تیم BCP برای پیگیری طرح، باید آزمایش‌های مختلف انجام شود. برای انجام آزمایش می‌توان سناریوهای مختلف را شبیه‌سازی کرده و اعضای تیم وظایف خود را انجام دهند. آموزش منظم تیم و اطلاع از آخرین تحولات مربوط به فناوری یا برنامه تیم از دیگر بخش‌های ارزیابی و آزمایش تیم و نشان‌دهنده اهمیت طرح BCP است.

نتایج حاصل از ایجاد طرح تداوم کسب و کار

آماده‌سازی دقیق طرح تداوم کسب و کار و صرف زمان کافی برای آن موجب می‌شود تا حوادث احتمالی را بادقت پیش‌بینی کنید. این عمل موجب افزایش وفاداری مشتریان و کارکنان سازمان مشتریان نسبت به برند شما می‌شود. دیگران با مشاهده عملکرد موفقیت‌آمیز سازمان شما در موقع بروز حادثه حساب بیشتری روی کسب‌وکار و برند شما باز می‌کنند.

علاوه بر این، قابلیت برندینگ از دیگر نتایج و مزایای استفاده از BCP است که ازطریق طرح BCP می‌توانید سازمان یا کسب‌وکار خود را به‌عنوان مجموعه‌ای حرفه‌ای و موفق به دیگران معرفی کنید. درنتیجه اعتبار و شهرت برندتان افزایش می‌یابد. همچنین کاهش خطرات و ریسک‌های مالی و تجاری از دیگر نتایج و موارد اهمیت طرح BCP است.

مدیریت تداوم کسب و کار

در طرح تداوم کسب و کار، مدیریت آن نیز اهمیت زیادی داشته و نقش مهمی در موفقیت اجرای طرح دارد. در کسب‌وکارهای کوچک معمولاً یک نفر مسئول مدیریت طرح و در کسب‌وکارهای بزرگ یک تیم تدوین و اجرای طرح را بر عهده دارد. علاوه بر این، می‌توان از نرم‌افزار مدیریت طرح BCP استفاده کرد. این نرم‌افزار تجزیه‌وتحلیل کسب‌وکار را انجام داده و مناطق ریسک را مشخص می‌کند. همچنین ایجاد و به‌روزرسانی برنامه‌ها از دیگر کاربردهای این نرم‌افزار است.

 طرح بازیابی از فاجعه چیست؟

طرح بازیابی از فاجعه (DRP) زیرمجموعه طرح تداوم کسب و کار است و برای داشتن یک طرح BCP کامل و جامع و پیاده‌سازی آن باید مجموعه‌ای از DRPها را طراحی و اجرا کنیم. این طرح به مسائل به‌صورت کلی و کلان نگاه می‌کند؛ ولی طرح DRP نگاهی دقیق‌تر و با جزئیات بیشتر به مسائل دارد.

طرح‌های بازیابی از فاجعه به‌صورت طرح‌های فنی کوچکی برای گروه‌های خاصی از سازمان تدوین و اجرا می‌شوند. یکی از معروف‌ترین طرح‌های بازیابی از فاجعه، طرح مخصوص حوزه فناوری اطلاعات است. این موضوع به دلیل تأثیر تحولات فناوری اطلاعات و ارتباطات بر کانال‌های توزیع و فروش آنلاین است.

طرح تداوم کسب و کار؛ تجزیه و تحلیل تأثیر BCP

اولین گام در تدوین طرح تداوم کسب و کار برای اغلب شرکت‌ها و سازمان‌ها تجزیه‌وتحلیل اثراتی است که یک وضعیت ویژه بر فعالیت‌های سازمان می‌گذارد. به دلیل اهمیت طرح BCP باید اقداماتی را برای تجزیه و تحلیل تأثیر  کسب و کار انجام داد که عبارت‌اند از:

1. تعیین میزان تأثیر

برای بهره‌گیری از مزایای استفاده از BCP باید تأثیری که یک موقعیت خاص یا بحران بر کسب‌وکار می‌گذارد مشخص شود. این موقعیت می‌تواند موارد مختلفی مانند درآمدزایی دیرهنگام، نارضایتی مشتری، افزایش هزینه‌ها، ازدست‌دادن فروش و جریمه‌های نظارتی باشد.

2. تعیین زمان وقوع یک اتفاق غیرمنتظره و طول آن

یک مرحله مهم دیگر در تحلیل تأثیرات کسب‌وکار در طرح تداوم کسب و کار تعیین این موضوع است که یک خطر یا موقعیت غیرمنتظره خاص چه زمانی بیشترین تأثیر را بر کسب‌وکار شما خواهد گذاشت؛ به‌عنوان‌مثال قطعی برق در طول ساعات کاری می‌تواند به کسب‌وکار شما ضرر وارد کند؛ ولی همین قطعی برق در شب اثر منفی بر کسب‌وکار شما ندارد.

3. سنجش آماری

به دلیل اهمیت طرح BCP استفاده از سنجش آماری نیز اهمیت بالایی دارد. برای این منظور باید تعدادی از کارکنان خود را که با فرایندهای آماری آشنا هستند برای این کار در نظر بگیرید. درنظرگرفتن تمام ابعاد تأثیرات احتمالی خطر موجب می‌شود تا تمام سناریوهای احتمالی را در طرح تداوم کسب و کار پوشش دهید و خود را برای مقابله با بحران آماده کنید. برای بهره‌گیری از مزایای استفاده از BCP باید یک برنامه عملیاتی دقیق و شفاف داشت.

با داشتن این طرح می‌توان کارمندان را برای مقابله با شرایط اضطراری آماده کرده و به کارکنان در جهت درک بهتر مفاد بیمه‌نامه کمک کرد. جلوگیری از تخریب بیشتر، مطلع کردن سازمان‌ها از ضعف‌ها و خطرات درون‌سازمانی و تأمین نیازهای ضروری مشتریان در شرایط اضطراری از دیگر مزایای استفاده از طرح BCP هستند. توجه به این جنبه تأثیر تجربه مشتری و رضایت مشتری بر موفقیت نیروی فروش در بازاریابی را نشان می‌دهد. با ارائه یک طرح تداوم کسب و کار دقیق، جامع و شفاف با جزئیات بیشتر تمام کارکنان در مقابله با حوادث مختلف و شرایط اضطراری آمادگی بیشتری خواهند داشت.

جمع‌بندی

در سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب‌وکارهای مختلف برای مواجهه با شرایط بحرانی مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و فرایندها در نظر گرفته می‌شود. این مجموعه فرایندها، طرح تداوم کسب و کار نام دارد. سازمان‌ها با کمک این طرح تلاش می‌کنند تا در هنگام بروز فاجعه یا بعد از آن بتوانند به روند معمول فعالیت خود ادامه دهند. تعیین اولویت‌های کسب‌وکار، مدیریت بحران، دوام کسب‌وکار، حفظ اعتبار سازمان و انعطاف‌پذیری کسب‌وکار برخی از مزایای استفاده از BCP است. به دلیل اهمیت طرح BCP، برای ایجاد این طرح باید چند مرحله مهم را طی کرد.

این مراحل شامل تجزیه‌وتحلیل تأثیر کسب‌وکار، شناسایی راهبردهای بازیابی، سازماندهی تیم، تدوین برنامه و آزمایش تیم است. به دلیل افزایش رقابت در دنیای تجارت، صاحبان کسب‌وکارها تلاش می‌کنند با تدوین استراتژی‌های مؤثر و با کمک مشاوران این حوزه سهم مناسبی از بازار را کسب کنند. دکتر علی ناصرحجتی از مشاوران و مدیران حوزه بازاریابی و مارکتینگ با 17 سال سابقه درخشان انتخابی مناسب برای مشاوره بازاریابی و تدوین استراتژی است. مشاوره دیجیتال برندینگ، مشاوره مدیریت، مشاوره مارکتینگ و دیجیتال مارکتینگ بخشی از فعالیت‌های دکتر ناصرحجتی در این حوزه است.