حل مسئله؛ هنر شناسایی مشکلات و اجرای بهترین راه‌حل‌های ممکن است. بازبینی مهارت‌های حل مسئله یا مشکلاتتان ممکن است قطعه گمشده‌ای برای افزایش عملکرد کسب‌وکارتان، دستیابی به موفقیت ناب یا باز کردن پتانسیل حرفه‌ای‌تان باشد.
حل مسئله چیست؟ مراحل، تکنیک‌ها و بهترین روش‌ها
از هر یک از همکاران بپرسید که آیا آنها یک فردی مؤثر برای حل مشکل هستند یا خیر و پاسخ احتمالی آنها این خواهد بود: “البته! من هر روز مشکلات را حل می‌کنم.”
مطمئناً حل مسئله بخشی از توضیحات شغلی است؛ اما همه نمی‌توانند آن را به‌طور مداوم انجام دهند.
فرآیند حل مسئله
حل مسئله فرآیند تعریف یک مشکل، شناسایی علت اصلی آن، اولویت‌بندی و انتخاب راه‌حل‌های بالقوه و اجرای راه‌حل انتخابی است.
هیچ فرآیند یکسانی برای حل مسئله وجود ندارد. اغلب، این یک روش منحصربه‌فرد است که اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت شما را با منابع در اختیارتان هماهنگ می‌کند. با این وجود، بسیاری از افراد، حل مسئله را به عنوان مسیری برای دستیابی سریع‌تر و هوشمندانه به اهداف می‌دانند.
یک مثال؛ چارچوب شش سیگما است که بر “حذف خطاها و اصلاح تجربه‌ی مشتری” تاکید دارد و نتایج کسب و کار را بهبود می‌بخشد. فرآیند شش سیگما که در اصل توسط موتورولا توسعه یافته بود، مشکلات را از منظر رضایت مشتری و بهبود تحویل محصول شناسایی می‌کند.
مدیریت
مدیریت ناب، روشی مشابه در مورد ساده‌سازی فرآیندهای شرکت در طول زمان است تا نتایج بهتری حاصل شود.
جدای از زبان مدیریت کسب و کار، هر دوی این چارچوب‌ها به ما می‌آموزند که سرمایه‌گذاری در فرآیند حل مشکل در زمینه‌های شخصی و حرفه‌ای بهره‌وری بهتری را به همراه خواهد داشت.
5 مرحله برای حل مسائل
1- شناسایی دقیق مشکلات
همان‌طور که به نظر می‌رسد؛ شناسایی مشکل، اولین گام در فرآیند حل مسئله است. مشخص کردن یک مشکل در ابتدای فرآیند، تحقیقات، همکاری و راه‌حل‌های شما را در مسیر درست هدایت می‌کند. در این مرحله وظیفه‌ی شما شناسایی دامنه و ماهیت مشکل است.
یک سری سوال از خود بپرسید:
- مشکل چیست؟
- چند زیرمجموعه برای مسائل مربوط به مشکل وجود دارد؟
- کدام حوزه‌های موضوعی، بخش‌های کاری، یا عملکردهای تجاری می‌توانند این مشکل را به بهترین شکل تعریف کنند؟
اگرچه برخی از مشکلات به‌طور طبیعی دامنه‌ی وسیعی دارند؛ اما دقت نکته‌ی کلیدی است. مشکلات را به‌صورت بیانیه در برگه‌های برنامه‌ریزی بنویسید. اگر اطلاعات یا بازخورد در مرحله بعدی دامنه‌ی مشکل شما را تغییر داد اظهارات را اصلاح کنید.
اگر در مراحل بعدی حواس‌پرتی ایجاد شد، قاب‌بندی مشکل در این مرحله به شما کمک می‌کند، متمرکز بمانید. علاوه بر این، نحوه‌ی چارچوب‌بندی یک مشکل به جستجوی شما برای راه‌حل کمک می‌کند. برای مثال؛ استراتژی ایجاد موفقیت ناب بر شناسایی و بهبود سیستم‌های ناکارآمد تأکید دارد.
2- جمع‌آوری اطلاعات و برنامه‌ریزی
مرحله‌ی دوم جمع‌آوری اطلاعات و برنامه ریزی فرآیند طوفان فکری است. این یک گام اساسی دیگر برای ترسیم نقشه راه فرآیند حل مشکل شماست. به هر حال داده‌ها در شناسایی دامنه و ماهیت مشکلات شما مفید هستند.
با این حال، جمع‌آوری اطلاعات در مورد جزئیات دقیق مشکل برای محدود کردن بخش طوفان فکری انجام می‌شود، تا به شما در ارزیابی نتایج بعداً کمک کند. خودتان را با اطلاعات غیرضروری غرق نکنید، از اظهارات مشکلی که در مرحله اول به عنوان ستاره شناسایی کردید در فرآیند تحقیق خود استفاده کنید. این مرحله همچنین باید شامل برنامه‌ریزی باشد.
از خودت بپرس:
- در نهایت چه کسانی برای راه‌حل تصمیم خواهند گرفت؟
- صداها و ایده‌های چه کسانی باید در فرآیند طوفان فکری شنیده شوند؟
- چه منابعی برای اجرای یک راه‌حل در اختیار دارید؟
3- راه‌حل‌های طوفان فکری
راه‌حل‌های طوفان فکری، نان و کره فرآیند حل مسئله است. در این مرحله روی تولید ایده‌های خلاقانه تمرکز کنید. تا زمانی که راه‌حل مستقیماً به بیان مشکل می‌پردازد و به اهداف شما می‌رسند، بلافاصله آن را رد نکنید.
علاوه بر این، راه‌حل‌ها به‌ندرت یک پاسخ یک مرحله‌ای هستند و بیشتر شبیه یک نقشه‌ی راه با مجموعه‌ای از اقدامات هستند. همان‌طور که ایده‌ها را می‌گیرید، راه‌حل‌ها را به‌صورت بصری ترسیم کنید و عوامل مرتبط مانند هزینه‌های مربوطه، مراحل اقدام و طرف‌های درگیر را در آن لحاظ کنید.
با در نظر گرفتن موفقیت ناب، روی راه‌حل‌هایی متمرکز بمانید که ضایعات را به حداقل می‌رساند و جریان اکوسیستم‌های تجاری را بهبود می‌بخشد.
4- تصمیم بگیرید و اجرا کنید
بحرانی‌ترین مرحله انتخاب راه‌حل است. گفتنش راحت‌تر از انجام دادن است. زمانی که در مورد راه‌حلی که نیازهای شما را برآورده می‌کند، تصمیم می‌گیرید معیارهایی را که در مراحل قبلی ایجاد شده است، در نظر بگیرید . پس از انتخاب یک مسیر آن را اجرا کنید.
5- ارزیابی کنید
تواضع نشان دهید و راه‌حل خود را صادقانه ارزیابی کنید. آیا به نتایجی که امیدوار بودید رسیدید؟ دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام می‌دهید؟
همان‌طور که برخی از کارشناسان خاطرنشان می‌کنند، فرموله کردن کانال‌های بازخورد در ارزیابی شما به تحکیم موفقیت آینده کمک می‌کند. برای مثال؛ چارچوبی مانند موفقیت ناب، از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند کیفیت، موفقیت تحویل، کاهش خطاها و موارد دیگر استفاده می‌کند. معیارهای همسو با اهداف شرکت را برای ارزیابی راه‌حل‌های خود ایجاد کنید.
سخن پایانی:
باز هم، این 5 مرحله تنها راه‌حل یک مشکل نیستند. این‌ها تنها مراحلی هستند که من پیدا کرده‌ام که بهترین کار را برای من دارند. امیدوارم یک یا همه‌ی این مراحل بتواند به شما در حل مشکلات درون سازمان‌تان کمک کند. مهم نیست که در موقعیت رهبری هستید، همیشه می‌توانید یک رهبر باشید و به موفقیت بیشتر تیم خود کمک کنید.
راه‌حل‌های من:
من به سازمان ها کمک می‌کنم تا عملکرد و بهره‌وری افراد خود را بهبود بخشند و به نتایج بیشتری دست یابند!
وب سایت من را برای راه‌حل‌های آموزشی سازمان یا فردی خود بررسی کنید.
