با استفاده از مدل های عارضه یابی سازمانی می‌توان نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی کرده و راهکارهای ترمیمی برای حل آن‌ها ارائه کرد. باتوجه‌به رقابت گسترده‌ای که امروزه بین سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب‌وکارهای مختلف وجود دارد برای رسیدن به موفقیت باید ساختارهای کلی سازمان همواره بررسی شود. این بررسی به‌منظور شناسایی مشکلاتی است که در هر سازمان پیش می‌آیند که از طریق عارضه‌یابی سازمانی باید آن‌ها را رفع کرد.
تعیین اهداف قابل‌دسترس، ساده‌سازی فرایندها و افزایش اثربخشی مدیریت برخی از مزایای عارضه یابی در کسب و کار هستند. مواردی همچون ارائه روش‌های پیشگیری از اتلاف منابع انسانی و توقف پروژه‌های غیرکاربردی نشان‌دهنده اهمیت فرایند عارضه یابی در سازمان ها هستند. در این مقاله از گروه مدیریت کسب‌وکار دکتر علی ناصرحجتی انواع مدل های عارضه یابی سازمانی و ابعاد مختلف آن را بررسی می‌کنیم.
عارضه یابی سازمانی چیست؟
در پاسخ به سؤال عارضه یابی سازمانی چیست باید گفت که منظور از عارضه‌یابی سازمانی فرایندهایی است که از طریق آن‌ها نقاط ضعف و قوت سازمان و کسب‌وکار شناسایی شده و از طریق انواع مدل های عارضه یابی سازمانی برای رفع آن‌ها اقدام می‌شود. عارضه‌یابی سازمانی فرایندی سیستماتیک است که صاحبان کسب‌وکار را مجبور به بهینه‌سازی عملکردشان می‌کند تا بتوانند به اهداف کسب‌وکار خود دست یابند. از طریق این فرایند مشکلات و چالش‌های مختلف کسب‌وکار شناسایی شده و مورد تحلیل و بررسی قرار می‌گیرد.
بعد از تحلیل مشکلات، استراتژی‌های لازم برای رفع آن‌ها تدوین و اجرا می‌شود. تمام این مراحل نقش مهمی در ارتقای مدیریت ریسک کسب‌وکار دارد. در عارضه‌یابی سازمانی همچنین الگوهای فکری، رفتار، احساسات و عواطف افراد نسبت به سازمانی که در آن کار می‌کنند سنجیده می‌شود. از جمله مزایای عارضه یابی در کسب و کار این است که می‌توان توسعه سازمان را به نحوی هدفمند و مؤثر طراحی و اجرا کرد که با اهداف کسب‌وکار همسو بوده و نیازهای سازمان را برآورده کند.
اهداف عارضه یابی سازمانی
در یک تقسیم‌بندی کلی اهدافی که از طریق مدل های عارضه یابی سازمانی دنبال می‌کنیم در دو گروه قرار می‌گیرند. نکته مهم درباره به‌کارگیری عارضه یابی سازمانی این است که باید قبل از بروز مشکل همواره ساختار سازمان مورد بررسی قرار گیرد و هرجایی که کوچک‌ترین مشکلی وجود داشت نسبت به رفع آن اقدام کرد. عدم توجه به رفع نواقص کوچک و بی‌توجهی به کاربرد تکنیک‌های عارضه‌یابی می‌تواند خسارت‌های بزرگی در آینده پدید آورد. اهداف عارضه یابی سازمانی عبارت‌اند از:
- برنامه‌ریزی جدید و مؤثر برای توسعه سازمان و کسب‌وکار
- پیش‌بینی خطرات و آسیب‌های احتمالی و برنامه‌ریزی برای جلوگیری از بروز آن‌ها
- شناخت خطرات موجود و کنترل مداوم آن‌ها و درک شرایط کنونی و شناسایی دلایل عدم رسیدن به نتیجه مطلوب
- اطلاع رهبران و مدیران مجموعه از تمام فرایندهای سازمان و کنترل بهتر مجموعه
بیشتر بخوانید: ضررهای جبران ناپذیر عارضه یابی دیرهنگام
مدل های عارضه یابی سازمانی؛ اهمیت عارضه یابی سازمانی
وقتی نقاط ضعف ناچیز و مشکلات کوچک سازمان در همان مراحل اولیه شناسایی و رفع نشوند می‌توانند به بحران‌های بزرگی در آینده تبدیل شوند. به همین دلیل لازم است با کمک مدل های عارضه یابی سازمانی از وقوع بحران‌های جدی در آینده جلوگیری کنیم. شرکت‌ها و کسب‌وکارهایی که مدل‌های عارضه‌یابی را دنبال می‌کنند از مزایای عارضه یابی در کسب و کار بهره‌مند خواهند شد که موارد زیر اهمیت فرایند عارضه یابی در سازمان ها را نشان می‌دهند. این موارد عبارت‌اند از:
- تسهیل در برنامه‌ریزی‌های مربوط به به‌روزرسانی و رشد سازمانی
- عدم بروز خسارت‌های جدی در سازمان
- درک مناسب مدیریت درباره تمام فرایندهای سازمانی و توانایی بیشتر در کنترل آن‌ها
- حذف نقاط ضعف قبل از رسیدن آن‌ها به بازار هدف
- حل مسائل و مشکلات سازمانی از مراحل ابتدایی و سالم ماندن روال کار
- تعیین میزان بهره‌وری و درصد سود و زیان سازمان
- تهیه برنامه‌ای جامع و منسجم برای شناخت و حل مشکل
- ارائه راهکارهای عملی مرحله‌به‌مرحله برای بهبود وضعیت
- تحلیل دقیق ساختار و نقاط قوت و ضعف سازمان و اولویت‌بندی مشکلات سازمانی
- سازماندهی دوباره برای بهبود کارایی ازطریق مدل های عارضه یابی سازمانی
- حل تعارض‌های موجود بین کارکنان و مدیریت سازمان
- آمادگی کامل برای توسعه، رشد و گسترش بازارهای جدید
- عکس‌العمل مناسب در مقابل تغییرات در محیط عمومی اقتصادی مانند تورم‌های شدید یا رکودهای ناگهانی
- ارائه راه‌حل‌های مناسب برای پیشگیری از اتلاف منابع سازمانی
با کمک مدل های عارضه یابی سازمانی مدیران و صاحبان کسب‌وکار تمام ابعاد و زوایای کار خود را شناخته و در صورت بروز کوچک‌ترین مشکل نسبت به رفع آن اقدام خواهند کرد. این نکته که عارضه یابی در کسب و کار را از کجا شروع کنیم بسیار مهم است.
مدل های عارضه یابی سازمانی
از طریق مدل‌های مختلف عارضه‌یابی سازمانی می‌توانید به دلایل تناقض بین آنچه که برای آن برنامه‌ریزی کرده بودید با شرایطی که اکنون در آن هستید پی ببرید. هدف از این کار یافتن فاصله ایجادشده بین «بایدها» و «هست‌ها» و یافتن راهکارهای لازم برای حذف این شکاف است.
از جمله مزایای عارضه یابی در کسب و کار این است که می‌توان مسیر مشخصی را برای بررسی تعیین کرده و با برنامه‌ای هدفمند به‌پیش رفت. با کمک یک مدل مناسب برای کسب‌وکار خود می‌توانید ضعف‌های سازمان را پیدا کرده و برای رفع آن اقدام کنید. در اینجاست که اهمیت فرایند عارضه یابی در سازمان ها خود را نشان می‌دهد. در ادامه انواع مدل های عارضه یابی سازمانی را معرفی می‌کنیم.
1. چرخه دمینگ (PDCA)
یکی از پرکاربردترین مدل های عارضه یابی سازمانی چرخه دمینگ است و حروف PDCA برگرفته از اولین حروف Plan (برنامه‌ریزی)، Do (انجام‌دادن)، Check (بررسی) و Act (اجرا) است. با استفاده از این مدل می‌توان عارضه‌های سازمانی را در همان مراحل اولیه ایجاد شناسایی و در جهت رفع آن‌ها اقدام کرد. چرخه دمینگ در تمامی بخش‌های سازمان قابل کاربرد بوده و نقش مهمی در یافتن و رفع عوارض موجود در سازمان دارد.
2. مدل ویس بورد
با کمک مدل ویس بورد پی خواهید برد که برای عارضه‌یابی در مجموعه خود باید کدام قسمت‌ها را بررسی کنید. در این مدل از مدل های عارضه یابی سازمانی تنها بخش‌های کلی مشخص شده و مدیران سازمان باید جزئیات را تعیین کنند. اجزای مدل ویس بورد عبارت‌اند از:
- رهبری
- ساختار سازمان
- اجزای سازمان
- فرایندهای کاربردی
- سیستم پاداش‌دهی
- ارتباطات سازمانی اعم از ارتباطات بین‌فردی و ارتباط بین بخش‌های مختلف سازمان
از مزایای عارضه یابی در کسب و کار در مدل ویس بورد این است که برای بررسی سازمانی یک نقشه در اختیار افراد قرار داده و در صورت عدم آشنایی آن‌ها با تفکر سیستمی یک تصویر ساده ذهنی برای افراد ایجاد می‌کند.
3. مدل های عارضه یابی سازمانی؛ مدل کارت امتیازی متوازن (BSC)
تحقیقات انجام شده در شرکت‌های آمریکایی نشان می‌دهد که نیمی از این شرکت‌ها از مدل BSC استفاده می‌کنند. در مدل کارت امتیازی متوازن سازمان از چهار بعد مختلف بررسی می‌شود که عبارت‌اند از:
- کارت امتیاز فرایندها: بررسی فرایندهای داخلی سازمان بر اساس کیفیت محصولات یا خدمات ارائه شده
- کارت امتیاز مشتری: بررسی عملکرد سازمان از نگاه سهام‌داران اصلی یا مشتریان
- کارت امتیاز دانش، رشد و فراگیری: سنجش عملکرد سازمان بر اساس اهمیت به منابع انسانی، ارائه آموزش‌های لازم و خلق فرهنگ
علاوه بر این، در این مدل از مدل های عارضه یابی سازمانی بر اساس فاکتورهای زیر امتیازدهی انجام می‌شود:
- بخش دانش: بر اساس توانمندی کارکنان و بهبود تکنولوژی‌های استفاده شده در سازمان
- بخش مالی: بر اساس هزینه کمتر و درآمد بیشتر
- بخش فرایندهای درون‌سازمانی: بر اساس میزان کارایی فرایندها و بهینه بودن آن‌ها
- بخش مشتریان: بر اساس زمان انتظار کمتر و حفظ مشتریان
4. مدل مدیریت کیفیت اروپایی (EFQM)
از دیگر مدل های عارضه یابی سازمانی می‌توان مدل مدیریت کیفیت اروپایی را نام برد که با استفاده از آن می‌خواهیم بدانیم چرا بین انتظارات ما و وضعیت کنونی سازمان تناقض وجود دارد. از جمله موارد اهمیت فرایند عارضه یابی در سازمان ها با کمک مدل EFQM این است که می‌توان دلایل تناقض را پیدا کرده و اقدامات لازم برای رفع آن‌ها انجام می‌شود.
برای اجرای صحیح مدل مدیریت کیفیت اروپایی باید نتایج به‌دست‌آمده از تحلیل داده‌های کارکنان، مشتریان، استراتژی‌ها و جامعه ارزیابی شوند. با بررسی نتایج می‌توان شاخص‌های عملکردی و ارزیابی را یافته و برنامه مدونی برای ایجاد توازن بین آن‌ها تدوین کرد.
5. مدل بالدریج
پنجمین مدل از مدل های عارضه یابی سازمانی مدل مالکوم بالدریج است که یکی از مدل‌های کاربردی و معتبر در عارضه‌یابی سازمانی محسوب می‌شود. به دلیل اعتبار بالای این مدل، سازمان‌ها و شرکت‌های زیادی تنها با استفاده از آن تلاش می‌کنند تکامل یابند. مدل بالدریج اذعان می‌دارد که برای رسیدن به مزایای عارضه یابی در کسب و کار و پیشبرد بهینه فرایندهای سازمانی باید از این اصول پیروی کنید:
- رهبری
- منابع انسانی
- نتایج سازمانی
- فرایندهای سازمانی
- بازاریابی و مشتری‌مداری
- برنامه‌ریزی استراتژیک
- تحلیل جریان‌های اطلاعاتی
6. مدل مک کینزی
مدیرعامل شرکت مشاوره مدیریت مک‌کینزی، جیمز مک‌کینزی، یکی دیگر از مدل های عارضه یابی سازمانی را ارائه داده که این مدل به‌عنوان یک چارچوب مهم استفاده می‌شود. در این مدل که با نام مدل 7S نیز شناخته می‌شود 7 عامل مهم در عارضه‌یابی سازمان‌ها معرفی شده است که عبارت‌اند از:
- ساختار
- استراتژی
- سیستم
- مهارت‌های سازمانی
- ارزش‌های مشترک
- منابع انسانی
- شیوه مدیریت
تمامی این 7 عامل مکمل هم بوده و ازطریق بررسی آن‌ها می‌توان از مزایای عارضه یابی در کسب کار در تمام سطوح سازمان بهره برد.
7. مدل های عارضه یابی سازمانی؛ مدل شش سیگما
آخرین مدل از مدل های عارضه یابی سازمانی مربوط به شش سیگما است که از طریق آن می‌توان در جهت حفظ ارزش‌های فعلی سازمان حرکت کرده و به موفقیت رسید. در مدل شش سیگما سه فاکتور مهم وجود دارد که عبارت‌اند از:
- فرهنگ سازمانی
- تدابیر و تکنیک‌های اجرای استراتژی‌ها
- راهبردها و استراتژی‌های سازمانی
اهمیت فرایند عارضه یابی در سازمان ها با کمک مدل شش سیگما این است که عارضه‌های سازمانی در این مدل فرایندهای تعریف، سنجش، تحلیل، ارتقا و کنترل را دنبال می‌کنند. بیشترین شهرت این مدل به دلیل عملکرد دقیق و ایجاد بهترین تغییرات با کمترین هزینه است.
مراحل عارضه یابی سازمانی
برای عارضه‌یابی کسب‌وکارهای مختلف و استفاده از مدل های عارضه یابی سازمانی باید چهار مرحله را طی کرد که عبارت‌اند از:
1. شناسایی تعارض ها
در اولین گام از مراحل عارضه‌یابی سازمانی باید تمام چالش‌ها، تعارض‌ها و مشکلات سازمان شناسایی شوند. مشکلات ممکن است در ارتباط با نارسایی تجهیزات، فرایندها، نیروی انسانی، تعارض‌های ساختاری بین کارکنان، مشکلات ارتباطی یا نقص‌های موجود در سازمان باشند.
2. تحلیل مشکلات
در گام دوم از مراحل عارضه‌یابی که برای انتخاب یکی از مدل های عارضه یابی سازمانی مهم است باید مشکلات شناسایی شده و تجزیه‌وتحلیل شوند. با ریشه‌یابی مشکلات می‌توان به علل دقیق بروز آن‌ها پی برده و عوامل مؤثر برای رفع مشکلات بررسی شوند.
3. یافتن راه حل
بعد از شناسایی مشکلات و تحلیل آن‌ها لازم است استراتژی‌های مؤثر و راه‌حل‌های عملی متعدد برای مشکلات پیدا کنیم. راه‌حل‌ها می‌تواند شامل تغییر خط‌مشی و فرایندها تا بهینه‌سازی منابع گوناگون و توانمندی‌های سازمان باشد. در این مرحله که مکمل دو مرحله قبلی است راهکارهای ارائه‌شده برای حل مشکلات بکار گرفته می‌شوند.
4. پیگیری و اجرا
بعد از اینکه راه‌حل مناسبی را برای رفع چالش‌ها پیدا کردیم باید راه‌حل را به برنامه عملیاتی تبدیل کنیم. در این مرحله که پیش‌نیاز رسیدن به یک یا چند نمونه از مدل های عارضه یابی سازمانی است باید زمان‌بندی دقیق، وظایف، منابع لازم و معیارها را درنظر گرفت. بعد از مشخص‌کردن راه‌حل مسیر اجرایی برای ایجاد تغییرات سازنده در سازمان مشخص می‌شود.
بیشتر بخوانید: نحوه جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها در فرایند عارضه یابی
مزایای عارضه یابی در کسب و کار
مدیران و رهبران سازمان ازطریق عارضه‌یابی سازمانی پی می‌برند که کدام قسمت‌های کسب‌وکار عملکرد خوبی داشته و کدام بخش‌ها نیازمند تغییر و بهینه‌سازی هستند. در مرحله بعدی مدیران با کمک مدل های عارضه یابی سازمانی تلاش می‌کنند تا چالش‌ها و مشکلات موجود را رفع کنند. مهم‌ترین مزایای عارضه یابی در کسب و کار عبارت‌اند از:
- افزایش اثربخشی مدیریت
- تعیین اهداف قابل‌دسترس
- توسعه شایستگی‌های خاص
- تسهیل فرایندهای مختلف کاری
- افزایش رضایت شغلی و انگیزه کارکنان
- تقویت و توسعه ویژگی‌های رهبری
- تدوین و اجرای انواع استراتژی بازاریابی اثر بخش
جمع‌بندی
هر سازمان باید بتواند از منابع در دسترس خود به بهترین صورت استفاده کرده و با تغییرات موجود به‌سرعت سازگار شود. سازمان‌ها برای پیشرفت و دستیابی به بهترین نتایج همواره با فشار روبه‌رو هستند. در تمام سازمان‌ها حتی زمانی که تمام امور به‌خوبی پیش می‌رود چالش‌ها و مشکلات کوچکی پیش می‌آید که بی‌توجهی در جهت رفع آن‌ها منجر به بحران‌های شدیدی در آینده خواهد شد. عارضه‌یابی و استفاده از مدل های عارضه یابی سازمانی بهترین راه‌حل برای مواجهه با چالش‌ها و رفع آن‌ها است. در این مقاله 7 مدل عارضه‌یابی سازمانی را معرفی کردیم که هرکدام ویژگی‌های خود را دارند.
از مهم‌ترین مزایای عارضه یابی در کسب و کار می‌توان افزایش اثربخشی مدیریت، تعیین اهداف قابل‌دسترس، توسعه شایستگی‌های خاص و تقویت و توسعه ویژگی‌های رهبری را نام برد. تسهیل در برنامه‌ریزی‌های مربوط به به‌روزرسانی و رشد سازمانی، عدم بروز خسارت‌های جدی در سازمان، سازماندهی دوباره برای بهبود کارایی و حل تعارض‌های موجود بین کارکنان و مدیریت سازمان نشان‌دهنده اهمیت فرایند عارضه یابی در سازمان ها هستند. دکتر علی ناصرحجتی متخصص در مشاوره عارضه یابی و آموزش های سازمانی، مارکتینگ و دیجیتال مارکتینگ با تخصص کامل در این حوزه نقش مهمی در اجرای مدل‌های عارضه‌یابی سازمانی دارند.
فرایندهایی که از طریق آن‌ها نقاط ضعف و قوت سازمان و کسب‌وکار شناسایی شده و از طریق مدل‌های عارضه‌یابی سازمانی برای رفع آن‌ها اقدام می‌شود.
مدل چرخه دمینگ، مدل ویس بورد، مدل مک‌کینزی، مدل کارت امتیازی متوازن و…
افزایش اثربخشی مدیریت، تعیین اهداف قابل‌دسترس، توسعه شایستگی‌های خاص و…
